いつもコラムを読んでいただきありがとうございます。
自己承認力コンサルタントの尾形さくらです。

さて、今回は「部下への伝え方」についてお話ししていきます。

部下に指示を出して「わかりました！」と言っていたのに
いざ見てみると全然違うことをしている…。
そんなご経験はありませんか？

「さっき説明したよね？」「あの返事はなんだったの？」
こんな風にイライラしてしまうこと、私もよくありましたー( ´∀｀ )

何度も繰り返し説明や指導をする状況は、
上司にも部下にもストレスになりますよね。

部下の理解力が低い、部下が話を聞いていない・・・
果たしてそうでしょうか？

まずはご自身の「伝え方」を一度確認してはいかがでしょう。

実は、正確に物事を伝えるには、いくつかのポイントを押さえる必要があるのです。
一緒に見ていきましょう！

部下への指示が伝わらない理由とは？よくある5つのミス

そもそも役職＝役割が異なる上司と部下は、物事を見る目線や視野が異なります。

さらに年齢や経験に差があれば、
お互いに「思ったことを思ったように話す」では伝わらなくて当然。

上司のよくあるミスコミュニケーションを５つご紹介します。

1．部下が理解できない「言葉」のギャップ！—世代や経験に合わせた伝え方をしよう

１つ目は「言葉そのものが伝わっていない」です。

専門用語や業界特有の表現を無意識に使っていませんか？
カタカナ用語、ビジネス用語を多用していませんか？

世代や経験によって全然伝わらないことがあるのですよね。
ご自身が使い慣れている言葉ほど、注意をする必要があります。

２．「ちゃんと・きちんと・少し」抽象的な指示はNG！ー具体的に伝えよう

「ちょっと早めに来て」「適当に印刷しておいて」
こんな表現をしていませんか？
抽象的な言葉をつかった指示は、部下にとって理解が難しいです。

「10分前に集合してください」「5枚印刷してください」と
明確な数値や具体的な行動を伝えましょう。

３．一方的な説明や指示で終わる！ー部下と「理解のすり合わせ」をしよう

一方的に説明や指示を出して終わっていませんか？
理解しているか確認をしている方は、
ご自身の「質問の仕方」にも注目をしてみてください。

「わかった？」「大丈夫？」と、聞いていませんか。

部下は上司に対して「わかりません」とは言いにくいもの。
そもそも「わからないことがわからない」なんてことも多いです。

ここで大事なのは、確認質問をすることです。

「今の説明の中で、不安に感じるところはどこかありますか？」
「まず最初に何から始めていきますか？」
「聞き取りにくかったり、詳しく説明が必要なところはありますか？」

こんな感じで質問をして、部下の方との理解のすり合わせをしてみましょう。

４．長すぎる説明は逆効果！ —要点をシンプルに伝える

丁寧に説明をする方が陥りやすいのは、説明が長すぎてまとまらないことです。
１つの指示を出すのに、あちこち話が飛ぶ方もいます。
部下の方は「結局何をしたらいいのか」掴めなくなります。

伝え方の基本は、結論、理由、具体例です。

指示を出すときには、1回に1つがおすすめです。
重要なのは、要点をシンプルに伝えることです。

５．威圧感がある・忙しそう！ー部下が質問しやすい環境を作る

最後に、部下が質問しやすい雰囲気を作ることが必要です。

怖い顔していませんか？バタバタ動いていませんか？

「上司に怒られそう…」「今忙しそうだから聞きにくい」状態では
部下は質問をするのをためらってしまいます。
上司に気を遣って、自己判断で仕事を進め、ミスが発生することも多いです。

まずは、上司がいつも
・心に余裕を持つこと
・笑顔でいること
・明るい声を出すこと
・部下にこまめに声をかけること

部下が話しかけやすい状況を作ることが大事です。

部下への伝え方を変えれば生産性が上がる！

５つのNGと伝え方のポイントをご紹介いたしました。
「部下に何度言っても伝わらない」
もしも、そんな状況でお困りのときには
ご自身の伝え方に注目をしてみることをおすすめいたします。

教育の基本は「何度も繰り返し伝えること」とはいえ、
これまで3～4回言って聞かせていたものが、
1回で正確に伝わるようになれば生産性がぐっと上がります。

学生時代を思い返してみてください。
同じ科目で同じ教科書を使っていても、
先生の伝えるスキルによって生徒の成績が変わりますよね。

部下の成長には、上司の伝えるスキルのアップが欠かせないのです。

あなたの指示は部下に伝わる？部下への伝え方チェック

現在のご自身の「部下へ伝える力」を
今回ご紹介した５つのポイントからセルフチェックしてみましょう。

No.　チェック項目
1部下の理解度に合わせた言葉をつかっていますか？
専門用語やビジネス用語を多用せず、相手の経験や知識に合った言葉を使いましょう。
2数字や具体的な言葉で伝えていますか？
人の価値観によって差が出やすい「ちゃんと」「きちんと」「少し」などの
抽象的な表現を避けて伝えるようにしましょう。
3相手の理解度を確認する具体的な質問をしていますか？
「わかった？」「出来るよね？」などの質問ではなく、
どのくらい理解が出来ているかを確認する質問を投げかけましょう。
4ポイントを絞ってわかりやすく指示・説明をしていますか？
重要な点がぼやけないように一つずつ、説明を短く伝えましょう。
5部下が質問しやすい雰囲気を作っていますか？
笑顔や柔らかな言葉で「いつでも何でも聞いてね」というスタンスで
部下が遠慮せずに質問できる環境を整えましょう。

いかがでしたでしょうか？

こちらのチェック項目、私は全く出来ていませんでした。
自分の心に余裕がなかったばかりに
「わかった？」と、部下にプレッシャーをかけていましたし、
忙しくて話しかけにくいオーラを放っていました。(怖いですね～)

完璧な上司はいません。
つまずいたら自分を確認しながら
少しでも前に進むことが重要だと私は考えています。

一緒に挑戦していきましょう！
本日もあなたを応援しております！
では、また次のコラムで(^^)/