こんにちは！本日もお読みいただきありがとうございます！
自己承認力コンサルタントの尾形さくらです。

部下との面談は定期的になさっていますか？

今回のテーマは、管理職の方から多くいただく質問のひとつ
「部下との面談で何を聞けばいいか？」です。

部下との面談で相手の口と心を開かせるための質問例や
そのポイントをお伝えしていきます。

部下との面談で避けるべきNG行動３つ

まずは、ご自身の現在の面談の仕方を振り返ってみましょう。
どんな場所で、どのくらいの時間、どんな話題で、
どんな頻度で、面談を行っているでしょうか。

そもそも・・・「面談の仕方」を教わったことがある方は
どのくらいいるのでしょうか。
恐らく大半の方がNOとお答えになるのではないかと想像します。

そうなのです。世の中の管理職の方は、自己流で面談を行っています。
何を聞いたらいいのか？悩むのは当然ですよね！

まず先に、今の自己流の面談でNG行動をしていないか？
チェックをしてみましょう。

一方的に説教をして終わる

上司が一方的に指示を出したり、ダメ出しや説教をして終わる。
一番あるあるなNG面談かもしれません。
この面談を繰り返していると、部下は心を閉ざしてしまいます。
あくまでも主役は部下の方です。
話す割合にも気を付けましょう。

目標設定と進捗確認だけで終わる

現在の目標、アクションプラン、進捗の確認をしただけで
業務的にあっさり面談を終えていませんか。
これではせっかく面と向かって話をする意味がありません。
部下の方に興味を持ち、相手の様子を観察しながら、話を掘り下げましょう。

目的が不明瞭で形式的に行っている

何のために面談を行うのか？
面談の「目的」は明確でしょうか。

その目的を部下の方と共有していますか？
お互いに忙しい中で設けた面談の時間ですから、
「何の面談かわからなかった」「面談なんて意味がない」
部下の方がそう感じてはもったいないですね。

とりあえず面談をしよう、1on1をやってみよう、では
部下の方も何を話していいのかわかりません。
このスタートで失敗してしまう方は大勢いらっしゃいます。

部下との面談、何を聞けばいい？

仕事柄、私はこれまでに自分の部下以外にも
多くの管理職や経営者の方と面談をしてきました。

どんな目的であっても面談の最後には、
「目の前の方に笑顔になって帰っていただく」
私がいつも目指すゴールは、ここです。

面談は、仕事をスムーズに進めるためのもの。

・話せてすっきりした！
・アドバイスをもらえて勉強になった！
・問題解決の糸口が見えた！
・認めてもらえてうれしい！
・目標が出来てやる気になった！

こんな風に部下の方に思ってもらえたら、大成功なのです。

では、具体的に何を聞けばよいのか、
どのように話を切り出すのか、そのコツを一緒に見ていきましょう。

部下との面談で聞くこと(質問例)：①まずは体調や近況を確認しよう

部下の方が席についたら、感謝の言葉で始めましょう。
「いつもお疲れ様。今日は時間作ってくれてありがとう」

プラスして軽いトーンで切り出したいのは、
部下の方の体調や近況の確認です。

「今日はどうですか、元気ですか？」
「最近どんな感じ？業務が増えてきてるよね」

何気ない質問からスタートし、
部下の返事の仕方・表情・声のトーンに注目をしましょう。

たとえば、
「元気ないですよ！聞いてくださいよ！」という返事と
「はぁ・・・まぁ・・・」という返事では
まったく状況が違いますよね。

後者の返事の場合は、慎重に話を聞いていく必要があります。
相槌を打ち、リアクションをしながら
健康面や近況を穏やかに尋ねてみましょう。

部下との面談で聞くこと(質問例)：➁相手が得意な話題を振ろう

相手の状況が少しわかってきたら・・・
「最近、自分でこれ頑張っているな！と思うことは？」
「〇〇さん、いつも経理ばっちりだよね。いつから得意なの？」

人は自分が頑張っていることや、得意分野の話題は話しやすいです。
掘り下げていくと新たな一面が発見できるかもしれません。

「いつ・何が・どこで・誰が・なぜ・どうやって」
５W１Hを使って、部下が話しやすくなるように質問をしましょう。

部下との面談で聞くこと(質問例)：③仕事以外の話を聞こう

面談は、主に仕事関係の話題かと思います。
もちろん仕事の内容のみで終えてもいいのですが、
一通り話し終えた後に、
仕事以外の話題に触れるのもおすすめです。

ポイントは、かるーーーく尋ねること。

たとえば
「〇〇さんって休憩時間、どう過ごしているの？」
「仕事終わりとか休みの日に何か楽しみはつくってます？」

そうなんだ！いいね～、と上司が良いリアクションができる
明るい話題に持っていけたらベスト。

「実は趣味がありまして・・・」
「休みは子どもと遊んでて・・・」

部下の方のこんな情報が入ってくると
心の距離も縮まりますよね。

【おまけ】部下との面談で「悩み」を聞くならば

面談で、部下の悩みを聞くのであれば
内容に沿って慎重に進めていきましょう。
ろくに話も聞かずに、アドバイスをすると逆効果になります。

深堀りをしていく際のキーワードはこちらです。
「話せる範囲でいいから、教えてもらえる？」

そのほかには
・ゆっくりでいいよ
・今でなくても大丈夫
・いつでも聞くからね
このような安心感を持ってもらえるワードもおすすめです。

無理に聞き出そうとせずに
悩みを打ち明けるかどうか、は相手の方に任せましょう。

最後は「次のステップの確認」₊感謝の言葉

面談が終わる際には、必ず次のステップを確認して、
前向きな形で締めくくるようにしましょう。

例えば、部下が仕事量の多さに困っていたら、
「今週はどのタスクを優先するか一緒に考えてみよう」と提案します。
具体的な行動計画を一緒に立てて、無理が無いようアドバイスをします。

次回の面談に、進捗確認ができれば
部下の方もご自身の成長を感じることが出来ます。

面談時間が終わったら、感謝の言葉も忘れず伝えてください。
「今日は話が聞けてよかったよ。ありがとうね」
「次回の報告が楽しみです。お時間ありがとうございました」

最初と最後の印象は、とても大事です。

【まとめ】部下との面談は貴重な「部下育成の時間」

いかがでしたでしょうか。
今回は「部下との面談」に焦点を当てて書いてみました。
お互いに仕事を抱えて忙しい上司と部下。
ゆっくり話ができる面談は、貴重な部下育成の時間といえます。

真剣な話をするのもいいですが、
相手の心がほぐれると本音が出やすくなります。
面談を終えた部下が少しでも
「笑顔」で仕事に戻れるように、サポートしていきたいですね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございます！
一緒に挑戦していきましょう！
本日もあなたを応援しております！
では、また次のコラムで(^^)/